Hay una conversación que se repite mucho en las empresas cuando alguien del departamento IT se sienta con dirección a revisar costes de software. En algún momento alguien dice: «Oye, ¿y Teams para qué lo usamos exactamente?» Y la respuesta suele ser: «Para las llamadas.» Silencio incómodo.
No es un problema de tecnología. Es un problema de adopción. Y afecta a casi todas las empresas que tienen Microsoft 365, que a estas alturas es prácticamente todo el mundo.
«El correo funciona. Con eso la gente ya está contenta. Y así pasan los meses.»
La plataforma llegó, alguien la activó, el correo funcionó desde el primer día y el proyecto de «aprovecharla bien» quedó en el cajón. Porque el día a día manda. Porque hay cosas más urgentes. Porque nadie tiene tiempo de ponerse a explorar pestañas.
El resultado: muchas empresas están pagando por un Ferrari y lo usan para ir al súper del barrio.
Lo que hay dentro que probablemente nadie ha abierto
No se trata de hacer un catálogo de funcionalidades. Se trata de entender qué problemas concretos resuelve M365 cuando se usa bien, porque son problemas que casi todas las empresas tienen aunque no los llamen por ese nombre.
El problema de los archivos
En la mayoría de oficinas los documentos viven en tres sitios a la vez: el escritorio de alguien, una carpeta compartida de red que nadie sabe muy bien quién mantiene, y varios correos con «versión final», «versión final 2» y «versión final esta sí». SharePoint y OneDrive bien configurados son la solución a esto. No una solución complicada: una carpeta en la nube, con permisos claros, accesible desde cualquier dispositivo. El problema es que llegan con la suscripción y nadie los configura.
El problema de las reuniones
Las reuniones de Teams se graban, se transcriben automáticamente y se pueden resumir con IA. ¿Cuántas veces alguien ha pedido «¿qué se decidió en aquella reunión de hace tres semanas?» y la respuesta ha sido un silencio seguido de buscar en correos? Eso tiene solución. Una solución que ya está incluida en la licencia que estáis pagando.
El problema de las tareas
Planner existe. To Do existe. Están integrados con el correo y con Teams. Y aun así la mayoría de equipos coordinan proyectos por WhatsApp o por correos con asuntos que empiezan por «RE: RE: RE:». No porque las herramientas no sirvan, sino porque nadie las puso en marcha.
¿Por qué pasa esto en casi todas las empresas?
Porque activar M365 es facilísimo. Configurarlo bien, formar al equipo y migrar los flujos de trabajo existentes es otra historia. Nadie lo hace solo. Y en la mayoría de PYMEs no hay un departamento IT interno con tiempo y ganas de ponerse con ello.
El resultado es predecible: la herramienta se infrautiliza, el equipo sigue con sus hábitos de siempre, y la empresa paga cada mes sin sacarle partido.
Una referencia útil: Microsoft publica periódicamente datos de adopción de su plataforma. En empresas que han hecho una implementación guiada frente a las que simplemente «activaron» M365, la diferencia en uso de herramientas colaborativas es de más del doble. La tecnología es la misma. Lo que cambia es si alguien se ha sentado a configurarla y explicarla.
Una pregunta honesta antes de seguir pagando
¿Sabéis cuántas licencias de M365 tenéis activas en vuestra empresa? ¿Cuántas corresponden a personas que ya no trabajan allí? ¿Tenéis el plan adecuado para lo que realmente usáis?
Estas preguntas tienen respuesta. Y la respuesta a veces es tranquilizadora («todo bien, estamos bien configurados») y a veces revela que lleváis meses pagando por licencias que nadie usa o por un plan con funcionalidades que no habéis tocado.
No hace falta un proyecto enorme para saberlo. Solo hace falta sentarse a mirarlo con calma.
Microsoft Solutions Partner – Modern Work
¿Queréis saber qué parte de vuestro M365 no estáis aprovechando?
En Sosmatic somos Microsoft Solutions Partner – Modern Work: una acreditación que Microsoft otorga a los partners con equipos certificados y experiencia contrastada en entornos de trabajo digital. No vendemos licencias; ayudamos a que funcionen de verdad. Si queréis, nos sentamos y miramos juntos cómo está configurado vuestro entorno — sin compromiso.
